Coordonnateur·rice administratif·ve

Avantages

• Salaire concurrentiel selon l’expérience et possibilité de boni de performance;
• Politique de télétravail hybride;
• Régime enregistré d’épargne-retraite (REER) avec cotisation de l’employeur;
• Gamme complète d’assurances collectives entièrement payée par l’employeur, en vigueur dès l’embauche;
• Compte santé annuel alloué aux activités sportives, à de l’équipement, au transport en commun, etc.;
• Remboursement des frais liés à des formations ou du développement professionnel et à la cotisation à un Ordre professionnel.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou tout autre diplôme pertinent;
• Minimum de cinq (5) années d’expérience en administration pour le domaine bancaire, des assurances, juridique, au sein d’un cabinet comptable, ou tout autre rôle similaire;
• Bilinguisme (français et anglais), parlé et écrit;
• Excellentes compétences rédactionnelles et orales en français;
• Maitrise prouvée des outils de la suite Office;
• Habileté à faire preuve d’une attitude professionnelle et confidentielle;
• Soucis du détail, sens de l’organisation et des priorités, et rigueur;
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéanciers serrés;
• Sens de l’initiative, de l’autonomie et du travail d’équipe.

Responsabilités

• Gérer la logistique relative à la préparation de documents pour le comité de direction, le comité d’investissement et de gestion des risques et le conseil d’administration, tout en suivant un calendrier;
• Assurer un suivi régulier auprès des intervenant·e·s afin de respecter les échéanciers établis;
• Rédiger, traduire, réviser et mettre en page les documents à livrer tout en veillant à la qualité et à l’uniformité du produit final;
• Assurer le maintien d’une communication efficace et continue entre les intervenant·e·s des différents comités;
• Effectuer le classement électronique de la documentation;
• Organiser les rencontres interéquipe de l’entreprise en préparant les salles et les rencontres;
• Planifier les déplacements des membres de l’équipe;
• Préparer les allocations de dépenses et les demandes de paiements selon les politiques en vigueur;
• Produire des calendriers de vacances pour les membres de l’entreprise;
• Maintenir la logistique et la fonctionnalité du système de classement (électronique et papier) en utilisant Sharepoint;
• Assurer un suivi relatif à la conformité de la documentation de l’entreprise;
• Agir à titre de responsable de l’archivage;
• Toute autre tâche connexe.

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