Coordonnateur·rice, soutien à la présidence et gouvernance

Avantages

• Environnement de travail convivial, humain, bienveillant où un défi n’attend pas l’autre;
• Horaire de travail flexible en formule hybride;
• Congés les vendredis d’été;
• Nombreuses semaines de vacances et dix (10) journées personnelles par année;
• Régime de retraite collectif généreux;
• Gamme complète d’assurances collectives entièrement payée par l’employeur;
• Remboursement du téléphone cellulaire;
• Programme incitatif de transport collectif.

Profil recherché

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, bureautique ou toute autre combinaison d’expérience pertinente;
• Au moins trois (3) années d’expérience dans un rôle similaire auprès d’un membre de la haute direction;
• Expérience dans les organismes à but non lucratif, un atout;
• Français impeccable et anglais professionnel;
• Maitrise des outils de la suite Office;
• Capacité à planifier, gérer et prioriser les tâches, sens de l’organisation développé et autonomie;
• Rigueur, diplomatie et jugement;
• Haut niveau d’éthique, professionnalisme, souci du détail et de la confidentialité.

Responsabilités

• Planifier et organiser l’agenda de la Présidente, directrice générale;
• Préparer les dossiers et coordonner la logistique des réunions et déplacements (réservations, itinéraires, hébergement, repas, etc.);
• Concevoir et mettre à jour les outils de suivi des activités (assurer le suivi des décisions et des échéances);
• Effectuer la mise en page, la correction et la révision de différents documents et présentations;
• Assurer la gestion des comptes de dépenses et effectuer le suivi des paiements selon les besoins de la Présidente, directrice générale;
• Organiser les réunions du comité de direction, préparer l’ordre du jour, la documentation et assurer les suivis nécessaires;
• Soutenir la gouvernance en coordonnant la préparation des conseils d’administration et de ses comités;
• Participer aux réunions et produire les procès-verbaux, résolutions et autres documents officiels;
• Maintenir les archives et assure la gestion documentaire du conseil et des comités;
• Coordonner la tenue des registres légaux, déclarations réglementaires et validation des documents officiels;
• Gérer les aspects administratifs liés aux administrateurs, incluant l’accueil et la formation, les listes de contacts, les comptes de dépenses et le suivi des paiements;
• Planifier et coordonner les événements internes et externes de la Fondation (réunions stratégiques, rassemblements des employé·e·s et activités favorisant la collaboration et le partage des apprentissages entre les équipes).

Vous souhaitez mettre votre expertise au service d’une organisation qui agit concrètement pour réduire les iniquités au Québec? Vous souhaitez contribuer concrètement à une mission sociale d’envergure, dans un environnement structuré, collaboratif et humain? Ce poste est pour vous!