Adjoint·e administratif·ve/juridique

Avantages

• Salaire concurrentiel en plus d’un boni;
• Horaire de travail de 35h/semaine en formule de télétravail hybride;
• Gamme complète d’avantages sociaux;
• Au moins trois (3) semaines de vacances par année;
• Régime enregistré d’épargne-retraite (REER) avec cotisations employeur;
• Compte santé et mieux-être;
• Environnement de travail stimulant où l’excellence et l’innovation sont prônées au quotidien.

Profil recherché

• DEP, DEC ou ASP en bureautique, secrétariat juridique ou toute autre discipline jugée pertinente;
• Un minimum de deux (2) années d’expérience dans un rôle similaire au sein d’un environnement de services professionnels;
• Parfait bilinguisme compte tenu de la clientèle, des mandats et du rayonnement international du cabinet;
• Excellente maîtrise des outils informatiques (suite Office);
• Rigueur, grand souci du détail et bonne gestion des priorités;
• Être reconnu·e pour son excellent sens de l’organisation et sa capacité à travailler dans un environnement de travail au rythme rapide.

Responsabilités

• Ouvrir de nouveaux dossiers, préparer les vérifications de conflits d’intérêts et les lettres d’engagement;
• Gérer les délais internes et ceux des clients;
• Dactylographier, vérifier et mettre en page des documents juridiques complexes à l’aide de Word, Excel ou PowerPoint;
• Préparer et corriger la correspondance, les comptes rendus de réunions et autres documents juridiques à partir de sources écrites, orales et dictées;
• Faire la comparaison de documents à l’aide de l’outil Litera Compare;
• Saisir et éditer les entrées de temps des avocats, préparer la facturation;
• Maintenir les dossiers à jour; numériser et classer la correspondance et les documents juridiques du cabinet et des clients dans iManage; fermer et archiver les dossiers à mesure;
• Répondre aux appels, distribuer les messages, organiser des conférences téléphoniques/viséo, envoyer et recevoir des courriels et des télécopies, résoudre les problèmes si nécessaire, ouvrir, trier et distribuer le courrier;
• Planifier les réunions et organiser les déplacements; maintenir à jour une liste de clients;
• Rapprocher les remboursements de dépenses;
• Tenir à jour les calendriers des avocat(e)s dans Outlook, programmer des réunions internes et externes, réserver des salles de conférence.

Êtes-vous reconnu·e pour votre débrouillardise, votre efficacité et votre soif d’apprendre? L’environnement juridique vous passionne et vous aimeriez participer à l’évolution d’un cabinet déjà établi depuis de nombreuses années? Ce poste est fait pour vous!