Adjoint·e administratif·ve sénior·e

Avantages

• Équipe de qualité, reconnue sur le marché pour ses expert·e·s en litige;
• Cabinet prônant la diversité et l’inclusion par la mise en place de différents programmes à l’interne;
• Salaire concurrentiel;
• Au moins quatre (4) semaines de vacances par année;
• Politique de télétravail flexible et très avantageuse;
• Régime de retraite collectif généreux;
• Gamme complète d’assurances collectives entièrement payée par l’employeur (médicale, dentaire, vision, vie, etc.).

Profil recherché

• DEP, DEC ou ASP en bureautique, secrétariat ou toute autre discipline jugée pertinente;
• Au moins sept (7) années d’expérience dans un rôle similaire auprès d’un membre de la haute direction;
• Excellentes habiletés de communication à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais (le poste requiert des services pour des clients internes et externes, établis au Québec et à l’extérieur du Québec. Pour ce faire, le titulaire du poste devra interagir et produire du contenu en français et en anglais. La maîtrise de ces deux langues (à l’écrit et à l’oral) est donc nécessaire.);
• Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office et du logiciel Adobe Acrobat Pro;
• Esprit d’équipe, sens de l’organisation et souci du détail;
• Capacité à démontrer de la proactivité, de la motivation et une capacité à anticiper les besoins;
• Aptitude à gérer les priorités et à travailler avec des délais serrés;
• Faire preuve de discrétion, sens critique et jugement.

Responsabilités

• Rédiger la correspondance, préparer et réviser des documents;
• Gérer les échéances, planifier des rencontres et des rendez-vous et tenir à jour le calendrier des avocat·e·s;
• Organiser les déplacements et faire les réservations connexes des avocat·e·s;
• Réviser et relire les documents pour en vérifier la grammaire, le format et la conformité aux exigences légales et à l’identité visuelle du cabinet;
• Gérer les dossiers, documents et fichiers à l’aide de plusieurs applications de stockage et d’archivage telles que NetDocuments, Sharefile, etc.;
• Assister les avocat·e·s dans des projets reliés au développement des affaires et tenir à jour la base de données des relations professionnelles;
• Traiter des données (entrées de temps, dépenses) et effectuer l’ouverture de dossiers;
• Assurer la liaison avec les clients, les collègues, les parties externes et les services internes, y compris notre Centre d’affaires;
• Effectuer le suivi de la facturation des dossiers des avocat·e·s en tandem avec les coordonnatrices et coordonnateurs de la facturation;
• Effectuer la transcription des dictées, notes audio et enregistrements;
• Effectuer la comparaison de documents (« markups »);
• Prendre part au succès de l’intégration des nouvelles recrues de l’équipe;
• Effectuer toute tâche administrative connexe.

Vous aimeriez évoluer auprès de professionnel·le·s chevronné·e·s qui encouragent l’amélioration continue? Vos valeurs s’alignent avec celles du cabinet et vous vous sentez prêt·e à faire le grand saut vers de nouveaux défis? Envoyez-nous votre candidature!