Coordonnateur·rice de bureau, projets et soutien à la direction
Notre client est une société de gestion du patrimoine privé d’une famille québécoise reconnue pour sa grande implication sociale et son rayonnement dans la sphère philanthropique. Afin de compléter sa petite équipe du centre-ville de Montréal, il cherche actuellement à embaucher un·e coordonnateur·rice qui prendra sous sa responsabilité la gestion du bureau et de projets, et qui offrira un soutien administratif aux membres de l’équipe de direction ainsi qu’à l’équipe. Cette personne agira à titre de bras droit pour le président du conseil et la présidente de l’organisation.
À noter que les bureaux déménageront dans de superbes locaux du Vieux-Port de Montréal vers la fin de l’année 2025.
Avantages
• Organisation qui favorise l’épanouissement des membres de l’équipe en leur permettant d’évoluer en prenant part à des projets variés – les journées ne se ressemblent pas!
• Salaire compétitif;
• Programme d’assurances collectives payées à 100% par l’employeur;
• REER à cotisation égale employeur-employé jusqu’à 5%;
• Fermeture du bureau deux semaines à Noël;
• Politique de télétravail hybride (2 jours à la maison);
• Horaire d’été (9 vendredis de congé payés durant l’été);
• Et bien plus encore!
Profil recherché
Ce rôle est très varié et offre la possibilité à une personne motivée de s’épanouir en prenant activement part aux opérations de l’organisation. La motivation, le sens de l’organisation, la gestion efficace des priorités, la débrouillardise, l’autonomie, le sens du détail, la flexibilité, l’entregent et le sens de l’initiative sont des compétences clés dans ce rôle.
Puisque vous serez appelé à travailler sur des dossiers de nature sensible, une grande discrétion et un haut niveau de professionnalisme sont requis, tout comme la maîtrise de la langue française, des logiciels Word, Excel et PowerPoint, ainsi qu’un une bonne capacité à vulgariser l’information auprès des membres de la famille.
Qualifications
• Diplôme d’Études Collégiales (DEC) ou universitaire en administration des affaires en gestion et/ou toute autre formation pertinente;
• Un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un rôle similaire;
• Grande aisance face à la technologie et à travailler avec des outils et systèmes informatisés et maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office 365, SharePoint, DocuSign, Doodle, Survey Monkey et autres);
• Grande polyvalence et flexibilité. La diversité des responsabilités (non exhaustives) énumérées s’explique par la petite taille de l’équipe (6 personnes);
• Maîtriser le français écrit et parlé et être en mesure de répondre aux demandes des intervenants aux dossiers anglophones.
Responsabilités
VOLET SOUTIEN À LA DIRECTION ET À L’ÉQUIPE
• Planification, organisation et administration des agendas, des courriels et des déplacements du président du conseil, incluant les voyages d’affaires;
• Gestion des disponibilités de la présidente en fonction de ses priorités et engagements;
• Organisation de la logistique des réunions (salle, documents, traiteur, accueil des visiteurs, etc.) ainsi que la préparation des présentations et des rapports et le suivi des actions à mener;
• Gestion de la documentation (papier et électronique) et des priorités ainsi que des urgences;
• Soutien administratif dans les dossiers et les projets (ex : coordination de signatures, gestion de la boite postale;
• Gestion de la ligne téléphonique principale et service personnalisé aux membres de la famille.
VOLET GESTION DE PROJETS
• Prise en charge de projets de formations, de sondage, de présentation et de stratégies de visuel marketing pour vulgariser l’information présentée à la famille;
• Participation active dans divers projets liés au bon fonctionnement du bureau (ex. déménagement, implantation de nouveaux logiciels, etc.);
• Piloter des initiatives à long terme pour mener à terme des objectifs préétablis (ex. rédaction de politiques et procédures);
• Participer activement à l’accompagnement des membres de la famille afin de les aider à accomplir leurs projets personnels et professionnels.
VOLET GESTION DU BUREAU
• Gestion de la boîte postale du bureau et la réception des colis (collecte du courrier, distribution, sauvegarde et numérisation des documents, etc.);
• Agir à titre de personne contact auprès des gestionnaires de l’immeuble, du fournisseur TI et des autres fournisseurs opérationnels;
• Gestion des cartes d’accès à l’édifice, des stocks (fournitures de bureau, papier, encre pour imprimante, café, savon, etc.) et de la sécurité des locaux (ex. système d’alarme).
Vous avez le souci d’offrir un service à la clientèle impeccable à votre équipe? Vous aimez « sortir de la boîte » et être impliqué·e très concrètement au sein de votre organisation? Vous carburez aux défis et êtes proactif·ve dans votre quotidien? Ce rôle pourrait être pour vous!
*Seules les personnes retenues pour une entrevue téléphonique seront contactées.