Coordonnateur·rice gouvernance, affaires corporatives et conformité
Notre client est une société de gestion du patrimoine privé d’une famille québécoise reconnue pour sa grande implication sociale et son rayonnement dans la sphère philanthropique. Afin de compléter sa petite équipe du centre-ville de Montréal, il cherche actuellement à embaucher un·e coordonnateur·rice qui prendra sous sa responsabilité la gestion de la gouvernance, les affaires corporatives ainsi que les enjeux de conformité au sein de l’organisation.
À noter que les bureaux déménageront dans de superbes locaux du Vieux-Port de Montréal vers la fin de l’année 2025.
Avantages
• Organisation qui favorise l’épanouissement des membres de l’équipe en leur permettant d’évoluer en prenant part à des projets variés – les journées ne se ressemblent pas!
• Salaire compétitif;
• Programme d’assurances collectives payées à 100% par l’employeur;
• REER à cotisation égale employeur-employé jusqu’à 5%;
• Fermeture du bureau deux semaines à Noël;
• Politique de télétravail hybride flexible;
• Horaire d’été (9 vendredis de congé payés durant l’été);
• Et bien plus encore!
Profil recherché
Ce rôle est très varié et offre la possibilité à une personne motivée de s’épanouir en prenant activement part aux opérations de l’organisation. La liste des responsabilités ci-dessous n’est pas exhaustive puisque la personne aura l’occasion de s’impliquer à plusieurs niveaux à la hauteur de ce qui la passionne. La motivation, le sens de l’organisation, la gestion efficace des priorités, la débrouillardise, l’autonomie, le sens du détail, la flexibilité, l’entregent et le sens de l’initiative sont des compétences clés dans ce rôle.
Puisque vous serez appelé à travailler sur des dossiers de nature sensible, une grande discrétion et un haut niveau de professionnalisme sont requis, tout comme la maîtrise de la langue française, des logiciels informatiques, et une grande facilité à rédiger une variété de documents corporatifs.
Qualifications
• Diplôme d’Études Collégiales (DEC) en techniques juridiques ou autre formation pertinente liée à la gouvernance, les affaires corporatives et la conformité d’entreprise;
• Un minimum de dix (10) ans d’expérience dans un rôle similaire;
• Expérience dans un environnement corporatif, réglementé ou en lien avec des conseils d’administration;
• Formations et certifications en gouvernance et en éthique constituent un atout;
• Bonne connaissance des pratiques en gouvernance corporative et des principes de conformité;
• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office, SharePoint, ou logiciels de gestion de conformité et documents corporatifs ex : DiliTrust);
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé avec une expérience en rédaction de documents administratifs et autres, et être en mesure de répondre aux demandes des intervenants aux dossiers anglophones.
Responsabilités
VOLET GOUVERNANCE
• Assurer la préparation logistique et documentaire des réunions des conseils d’administration, des comités et des assemblées générales (ordre du jour, convocations, procès-verbaux et gestion des calendriers);
• Coordonner les activités ponctuelles nécessaires pour se conformer à certaines exigences des projets sous sa responsabilité conformément aux règles et délais établis;
• Maintenir le registre des suivis des différents dossiers découlant des instances de gouvernance;
• Maintenir à jour le registre des administrateurs, fiduciaires, bénéficiaires et les autres registres corporatifs pertinents;
• Soutenir la mise en œuvre des meilleures pratiques en gouvernance;
• Participer à la rédaction et à la mise à jour des politiques de gouvernance.
VOLET AFFAIRES CORPORATIVES
• Gérer et archiver les documents légaux et corporatifs, incluant les résolutions, statuts et règlements internes;
• Coordonner les activités relatives aux dépôts de déclarations annuelles auprès des autorités compétentes (ex. : registre des entreprises);
• Collaborer à la préparation des rapports corporatifs requis par les actionnaires et les autorités réglementaires;
• Offrir un soutien administratif pour la gestion des contrats, accords et engagements corporatifs;
• Gérer les échéanciers et veiller au respect des délais dans tous les dossiers sous sa responsabilité;
• Collaborer avec les membres de l’équipe pour optimiser les processus administratifs et opérationnels;
• Assurer un suivi proactif des dossiers en cours et proposer des solutions pour résoudre les problématiques potentielles;
• Préparer le paiement des honoraires et jetons de présence bisannuellement.
VOLET CONFORMITÉ
• Participer à la surveillance des politiques pour garantir leur alignement avec les actes de fiducies, les lois et règlements applicables;
• Effectuer des contrôles administratifs pour s’assurer du respect des exigences réglementaires (ex. : évaluation des conflits d’intérêts, suivi des codes d’éthique, respect des données personnelles);
• Contribuer à la formation et à la sensibilisation des employés sur les enjeux de conformité;
• Réaliser des activités de vigie en matière de gouvernance, d’éthique, des lois et règlements à respecter.
Vous avez le souci d’offrir un service à la clientèle impeccable à votre équipe? Vous aimez « sortir de la boîte » et être impliqué·e très concrètement au sein de votre organisation? Vous carburez aux défis et êtes proactif·ve dans votre quotidien? Ce rôle pourrait être pour vous!
*Seules les personnes retenues pour une entrevue téléphonique seront contactées.